Die Sozialversicherungsbeiträge werden für das laufende Kalenderjahr erhoben. Da Selbstständigerwerbende im Voraus nicht wissen können, wie viel sie bis Ende Jahr effektiv verdient haben werden, müssen sie ihr mutmassliches Jahreseinkommen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit schätzen und dieses der AHV-Ausgleichskasse mitteilen.
Diese Schätzung ist die Basis, auf der die Sozialversicherungsbeiträge für das laufende Kalenderjahr erhoben werden.
Der Akontobetrag darf von der selbstständigerwerbenden Person jederzeit geändert werden, auch unter dem Jahr. Einmal ausgestellte Rechnungen sind jedoch zu begleichen. Anpassungen sind dann sinnvoll, wenn sich unter dem Jahr herausstellt, dass der mutmassliche Reingewinn aus selbstständiger Erwerbstätigkeit 20 Prozent höher oder tiefer ausfallen wird als ursprünglich angenommen.
Am Ende des Jahres meldet die selbstständigerwerbende Person der AHV-Ausgleichskasse den Betrag des tatsächlich verbuchten Jahres-Reingewinns. Das ist der effektiv erzielte Gewinn, der gemäss der eigenen Buchhaltung bleibt, nachdem von den Einnahmen die Geschäftsausgaben abgezogen worden sind.
Die AHV-Ausgleichskasse berechnet dann aufgrund dieser vorläufigen Angaben die Höhe der geschuldeten Sozialversicherungsbeiträge. Vorläufig gelten diese Angaben, weil erst die Angaben in der Steuererklärung für das entsprechende Kalenderjahr verbindlich werden. Die Steuererklärung kann jedoch erst im Folgejahr ausgefüllt werden, da die Steuererhebung rückwirkend erfolgt.
Wenn der tatsächliche Jahres-Reingewinn höher ist als das zu Beginn des Jahres angekündigte Einkommen, muss die selbstständigerwerbende Person die fehlenden Beiträge nachzahlen.
Wenn der tatsächliche Jahres-Reingewinn niedriger ist als das zu Beginn des Jahres angekündigte Einkommen, erhält die selbstständigerwerbende Person die zu viel bezahlten Beiträge von der AHV-Ausgleichskasse verzinst zurück.
In der Praxis kann der Jahresabschluss kaum am Ende des Jahres erledigt werden, sondern erfolgt erst im neuen Jahr, da zum Beispiel die Bankabschlüsse und andere Belege erst im neuen Jahr vorliegen.
Die Meldung über den definitiven Geschäftsabschluss kann deshalb auch zu einem späteren Zeitpunkt als am Jahresende erfolgen. Dennoch empfiehlt es sich, den Abschluss vorläufig zu schätzen, wenn das gemeldete Einkommen 20 oder mehr Prozent unter dem tatsächlichen sein wird. Denn weicht das tatsächliche Einkommen vom geschätzten Einkommen zu stark ab, müssen auf die geschuldeten Sozialversicherungsbeiträge Verzugszinsen von 5 Prozent bezahlt werden.
Die Zahlungsfrist für Akontorechnungen und definitive Rechnungen für die Beiträge an die AHV, IV und EO beträgt 30 Tage nach Rechnungsstellung. Werden die Beiträge zu spät an die AHV-Ausgleichskasse bezahlt, fallen Verzugszinsen in der Höhe von 5 Prozent auf den geschuldeten Beitrag an.
Überdies werden Verzugszinsen erhoben, falls das gemeldete Einkommen, auf das die Akontobeiträge erhoben werden, sehr viel tiefer ist als das tatsächliche Einkommen: Wenn die Akontobeiträge höher als 75 Prozent der definitiven Beiträge sind, wird von einem Verzugszins abgesehen. Umgekehrt bezahlt die AHV-Ausgleichskasse auf zu viel bezahlte Beiträge Vergütungszinsen.
Auf in den Betrieb investiertes Eigenkapital wird ein Zins angerechnet, der vom massgebenden AHV-pflichtigen Einkommen in Abzug gebracht werden darf. Das heisst, je mehr Geld in das eigene Unternehmen investiert wird, desto tiefer fallen die Abgaben für AHV, IV und EO aus.
Der Zinssatz wird jeweils anfangs Jahr vom Bundesamt für Sozialversicherungen bekannt gegeben. Seit 2022 beträgt er 1,5 Prozent, in den beiden Vorjahren war er null Prozent.
Grundsätzlich empfiehlt es sich, das geschätzte Reineinkommen (Jahres-Reingewinn) aus selbstständiger Tätigkeit leicht höher anzugeben als es mutmasslich sein wird. So werden später keine Nachzahlungen fällig. Der zu viel einbezahlte Beitrag wird von der AHV-Ausgleichskasse rückvergütet.
Die definitiven und verbindlichen Angaben erfolgen auf Grund der Steuererklärung.
In die Steuererklärung sind die Geschäftslage (Gewinn, Verlust, Vermögen, Schulden) einzutragen. Das Steueramt prüft die Steuererklärung und meldet der AHV-Ausgleichskasse jenes Einkommen, auf das die Sozialversicherungsabgaben noch nicht definitiv bezahlt worden sind. Auf Grund dieser Angaben wird die AHV-Ausgleichskasse die definitive Rechnung ausstellen.
Je nachdem, wann die Steuererklärung ausgefüllt wird und je nach Auslastung des Steueramts und der AHV-Ausgleichskassen dauert es bis zu drei Jahre, bis die definitive AHV-Abrechnung für die obligatorischen Sozialversicherungsbeiträge vorliegt.
Falls die Akonto-Zahlungen für die obligatorischen Sozialversicherungsbeiträge zu tief gewesen und am Jahresende nicht korrigiert worden sind, ist es sehr zu empfehlen, entsprechende Rückstellungen zu machen, also Geld beiseite zu legen, um die noch kommenden Sozialversicherungsrechnungen fristgerecht bezahlen zu können.
Janno hat eine Fristverlängerung zur Einreichung der Steuererklärung eingereicht. Das Steueramt gewährt im eine Frist bis Ende November. So füllt er im Oktober 2025 die Steuererklärung für das Jahr 2024 aus.
Das Steueramt prüft die Steuererklärung im Sommer 2026. Da Janno nicht alle notwendigen Unterlagen eingereicht hat, muss er einige Rückfragen des Steueramts beantworten und Unterlagen nachreichen.
Die nachfolgende Bearbeitungszeit nimmt nochmals ein paar Monate in Anspruch. Ende 2026 stellt das Steueramt die definitive Steuerrechnung aus und meldet das Einkommen der AHV-Ausgleichskasse. Diese stellt Janno im Februar 2027 die Abrechnung für die definitiven AHV-Beiträge aus dem Jahr 2024 zu.
Er hatte vorgesorgt, indem er sein Einkommen Ende 2024 ziemlich genau engeschätzt und seinen Jahres-Reingewinn der AHV-Ausgleichskasse mitgeteilt hatte. Da der Jahres-Reingewinn tatsächlich etwas tiefer ausgefallen ist als angegeben, muss Janno keine Nachzahlungen leisten, sondern erhält den für das Jahr 2024 zu viel bezahlten Beitrag von der AHV-Ausgleichskasse im Jahr 2027 rückerstattet.
Wird die Selbstständigkeit im Nebenerwerb (Nebenberuf) ausgeübt und kommt das hauptsächliche Einkommen aus einer Anstellung, so muss nicht der volle AHV-Mindestbetrag von CHF 514 nochmals bezahlt werden, denn dieser ist in der Regel bereits über die Anstellung im Haupterwerb gedeckt. Der zu viel bezahlte Betrag darf bei der AHV-Ausgleichskasse zurückgefordert werden.
Konkret heisst dies: Bei Selbständigkeit im Nebenerwerb (Nebenberuf) bis zu einem Einkommen von CHF 9800 ist nur der Mindestbeitrag für AHV, IV und EO von jährlich CHF 514 an die AHV-Ausgleichskasse zu bezahlen. Auf Antrag berechnet die AHV-Ausgleichskasse die effektiven Beiträge mit dem Minimalsatz von 5,371 Prozent und erstattet jenen Anteil zurück, der zu viel bezahlt wurde.
Der Antrag ist der AHV-Ausgleichskasse zusammen mit den Lohnausweisen einzureichen, die das Einkommen aus dem Angestelltenverhältnis belegen.
Fabienne ist zu 80 Prozent angestellt und im Nebenerwerb selbstständigerwerbend. Ihr Jahres-Reingewinn aus selbstständiger Tätigkeit liegt bei CHF 3000. Auf diesen Verdienst muss sie den Mindestbeitrag für AHV, IV und EO von CHF 514 bezahlen.
Doch der AHV-Minimalbeitrag ist über ihre Anstellung bereits gedeckt. Sie stellt bei der AHV-Ausgleichskasse einen Antrag auf Rückerstattung und reicht hierzu ihren Lohnausweis ein.
Die AHV-Ausgleichskasse berechnet auf das Einkommen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit den effektiv geschuldeten Beitrag. Dieser beträgt gemäss Tabelle für Selbstständigerwerbende 5,371 Prozent von CHF 3000. Das sind bloss CHF 161. Da Fabienne für ihre selbstständige Tätigkeit bereits die Akontorechnung für den AHV-Minimalbeitrag von CHF 514 bezahlt hat, erhält sie die Differenz in der Höhe von CHF 353 von der AHV-Ausgleichskasse zurück.