Allen Unternehmen gemeinsam sind die Pflichten zur Buchführung. Sie müssen über Einnahmen und Ausgaben Buch führen und die Belege während mindestens 10 Jahren aufbewahren.
Erwerbs- und Unternehmensformen
Selbstständigerwerbende (Einzelunternehmen) und Vereine wählen für die Buchführung in der Regel die einfache Buchhaltung. Das ist eine blosse Ertragsrechnung, eine so genannte «Milchbüechli-Rechnung».
Bei der Ertragsrechnung werden die Einnahmen und die Ausgaben nach Datum aufgelistet, vorzugsweise in einer Excel-Liste oder einer dafür vorgesehenen Software. Einnahmen minus Ausgaben ergeben am Jahresende den Erfolg. Wenn der Erfolg positiv ist, wird von einem Gewinn gesprochen, fällt der Erfolg negativ aus, dann wird von einem Verlust gesprochen.
In der Schweiz werden die Sozialversicherungsbeiträge auf das Einkommen aus Erwerbsarbeit erhoben. Bei Angestellten ist das der Bruttolohn, bei Erträgen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit ist es der jährlich erzielte Gewinn aus den Einnahmen, der nach Abzug der beruflichen Ausgaben bleibt.
Im Sozialversicherungsrecht werden die unselbstständige und die selbstständige Erwerbstätigkeit voneinander abgegrenzt. Massgebend ist der rein wirtschaftliche Gesichtspunkt, wie jemand sein Geld verdient und ob darauf bereits Sozialversicherungsbeiträge abgerechnet worden sind oder nicht.
Vereine, die Personal beschäftigen, müssen auf die bezahlten Löhne ganz normal die Sozialversicherungsabgaben entrichten, so wie andere Arbeitgebende auch.
Ein Verein darf Vorstandsmitglieder oder andere Vereinsmitglieder anstellen, damit sie gegen Bezahlung bestimmte Arbeiten für den Verein ausführen – zum Beispiel die Buchhaltung erledigen, Vereinsanlässe organisieren, den Webauftritt betreuen usw.
Vorstands- und andere Vereinsmitglieder, die der Verein anstellt, gelten als normale Angestellte, für die der Verein die Sozialversicherungsbeiträge bezahlen muss.
Für Löhne unter CHF 2300 pro Jahr und Person müssen keine Beiträge an die AHV, IV und EO entrichtet werden. Dennoch ist es empfohlen, auch diese so genannten geringfügigen Einkommen bei der AHV-Ausgleichskasse zu melden und zu versichern. Für bestimmte Berufsbereiche in der Kulturbranche gibt es jedoch keinen Freibetrag und es sind alle Löhne ab dem ersten Franken zu melden. Siehe unter AHV Besonderheiten für Kulturschaffende.
Für Löhne ab CHF 20 050 pro Jahr sind Angestellte obligatorisch in einer Pensionskasse zu versichern. Auch hier ist empfohlen, Angestellte bereits bei tieferen Einkommen in einer Pensionskasse zu schützen. Siehe unter berufliche Vorsorge.
Handelt es sich um Aufträge auf Mandatsbasis, so muss der Verein nicht für die Sozialversicherungsbeiträge für die entsprechenden Aufträge aufkommen. Das ist dann der Fall, wenn der Verein Aufträge an Firmen oder an Selbstständigerwerbende vergibt.
Erfolgt die Vergabe von Aufträgen an eine selbstständigerwerbende Person, ist darauf zu achten, dass die Person, die den Auftrag übernimmt, bei der AHV-Ausgleichskasse die Anerkennung als Einzelunternehmen hat. Sie muss tatsächlich als selbstständigerwerbend gemeldet sein und garantieren, dass sie die Sozialversicherungsbeiträge selbst bezahlt. Der Verein muss von ihr hierzu eine Bestätigung der AHV-Ausgleichskasse verlangen und diese in der Buchhaltung als Beleg aufbewahren.
Falls keine Bestätigung der AHV-Ausgleichskasse vorliegt, gelten Auftragnehmende nicht als solche und müssen vom Verein sozialversicherungsrechtlich als Angestellte behandelt werden. Das bedeutet, dass sich der Verein um die Bezahlung der Sozialversicherungsabgaben kümmern muss. Unterlässt der Verein die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge, kann dies zu einem rechtlichen Verfahren wegen Schwarzarbeit führen.
Bezahlt der Verein Vorstands- oder anderen Vereinsmitgliedern persönliche Sitzungsgelder, so hat der Verein darauf die Sozialversicherungsbeiträge zu bezahlen. Es besteht ein Freibetrag von CHF 2300 pro Jahr und Person, der nicht abgerechnet werden muss. Für bestimmte Berufsbereiche in der Kulturbranche gibt es jedoch keinen Freibetrag. Siehe unter AHV Besonderheiten für Kulturschaffende.
Werden die Sitzungsgelder an Personen ausgerichtet, die beim Verein angestellt sind, so sind sie mit dem übrigen Lohn als Einkommen zu deklarieren.
Es ist Vereinen empfohlen, die Sozialversicherungsbeiträge zum besseren Schutz der Angestellten auf jeden Fall zu bezahlen, auch bei geringfügigen Entschädigungen unter CHF 2300 pro Jahr. Angestellte ihrerseits können verlangen, dass auf die Sitzungsgelder zwingend die Sozialversicherungsabgaben bezahlt werden.
Sind Empfänger:innen von Sitzungsgeldern mandatiert – das ist dann der Fall, wenn Vorstandsmitglieder als Vertreter:innen für einen anderen Verein oder eine andere Organisation in den Vorstand gewählt sind – so ist es auch möglich, die Sitzungsgelder den Empfänger:innen nicht direkt auszubezahlen, sondern jenem Verein oder jener Organisation, für die sie im Vorstand Einsitz haben. In diesem Fall muss der Verein die Sozialversicherungsbeiträge für die entsprechenden Sitzungsgelder nicht abrechnen.
Unternehmen unterstehen der Steuerpflicht.
Bei Selbstständigerwerbenden (Einzelunternehmen) wird der Ertrag (Gewinn oder Verlust aus der selbstständigen Erwerbstätigkeit) mit dem übrigen Erwerbseinkommen zusammengerechnet und als gesamtes Einkommen versteuert.
Ebenso wird das geschäftliche Vermögen mit dem privaten zusammengerechnet und entsprechend versteuert.
Personengesellschaften als solches werden nicht besteuert, da sie keine rechtlichen Personen im eigentlichen Sinne sind. Deshalb haben Mitglieder von Personengesellschaften die Steuern wie Selbstständigerwerbende zu handhaben: Jede einzelne natürliche Person gibt ihr Einkommen und Vermögen, das sie über die Personengesellschaft erwirtschaftet, bei ihrer persönlichen Steuererklärung an.
Juristische Personen – Vereine, GmbH, AG usw. – bezahlen Steuern auf ihren Gewinn und auf ihr Vermögen (Unternehmenssteuern).
Die Inhaber:innen von juristischen Personen sind zum einen dafür verantwortlich, dass ihr Unternehmen die Unternehmenssteuern bezahlt. Zum anderen müssen sie auch ihr persönliches Einkommen und Vermögen versteuern privat, das sie als Lohn oder in anderer Form von ihrem Unternehmen erhalten.
Die Mehrwertsteuer ist eine Umsatzsteuer, die erhoben wird, wenn ein Unternehmen einen Jahresumsatz von mindestens CHF 100 000 erreicht. Umsatz meint alle Einnahmen vor Abzug der Ausgaben.
Mehrwertsteuer müssen sowohl Einzelunternehmen als auch juristische Personen entrichten, wenn sie die Umsatzschwelle erreichen.